Werkplaats, Werkorders & Klantencommunicatie
In deze handleiding leer je hoe je binnen BykPoint snel fietsen inneemt aan de balie, een werkbon print, onderdelen en arbeid boekt, leenfietsen beheert en de klant met één klik via WhatsApp informeert.
Een binnengebrachte fiets innemen en werkbon printen
Doel: De klant binnen 60 seconden registreren, de klacht noteren en direct een stuurlabel afdrukken.
De voor- en achternaam van de klant, een mobiel telefoonnummer en het merk/type van de fiets.
- Navigeer in het linkermenu naar Werkplaats en orders (of gebruik tabblad Werkplaats).
- Klik rechtsboven op de opvallende knop + Nieuwe Werkorder.
- Vul bij Klant Telefoonnummer het 06-nummer in. Bestaat de klant al? Dan worden naam en e-mail automatisch ingevuld!
- Selecteer bij Fietstype de juiste categorie (bijv. Stadsfiets, E-bike, Bakfiets of Race/gravel).
- Typ in het veld Merk & Model (bijv. Gazelle Orange C8) en noteer eventueel het Framenummer.
- Kies de gewenste beurt (bijv. Grote Onderhoudsbeurt) of typ in het veld Omschrijving klacht de wensen van de klant.
- Selecteer de gewenste Klaardatum en kies eventueel een beschikbare Leenfiets.
- Klik op de groene knop Werkorder Aanmaken & Label Printen.
Heeft de klant haast? Met de BykPoint Scanner op je smartphone kun je direct de barcode scannen en direct foto's van bestaande lakschade toevoegen.
De werkbon met barcode verschijnt op het scherm (en rolt uit de printer) om aan het stuur van de fiets te hangen. De order staat direct in de kolom In afwachting.
Onderdelen en werkuren toewijzen aan een werkorder
Doel: Gebruikte materialen (zoals ketting, remblokjes, binnenband) en arbeidsuren direct koppelen zodat de factuur klopt.
- Klik in het werkplaatsoverzicht op de desbetreffende Werkorder (of scan de barcode op de werkbon).
- Scrol in het geopende werkordervenster naar het blok Gebruikte Onderdelen & Magazijn.
- Typ in het zoekveld de naam of het artikelnummer van het onderdeel (bijv. Binnenband 28 inch of Shimano remblok).
- Klik op Toevoegen aan order. Het onderdeel wordt direct afgeboekt van je magazijnvoorraad.
- Vul bij Arbeid / Uren het aantal minuten of het tarief in en klik op Arbeid toevoegen.
De totale prijs van de werkorder wordt live herberekend inclusief BTW, en de magazijnvoorraad van het betreffende onderdeel zakt automatisch met 1.
WhatsApp statusupdate & meerwerk goedkeuring sturen
Doel: De klant zonder bellen snel op de hoogte brengen van vertraging, extra reparatiekosten of dat de fiets klaarstaat.
- Zoek de fiets op in het werkplaatsoverzicht.
- Klik op de groene knop WhatsApp met het chat-icoon.
- Kies het gewenste sjabloon:
- Fiets staat klaar: informeert de klant dat de reparatie gereed is en wat het eindbedrag is.
- Goedkeuring meerwerk: vraagt akkoord voor extra kosten voordat je doorgaat.
- Onderdeel besteld: informeert de klant over levertijd van een speciaal onderdeel.
- Controleer het vooraf ingevulde bericht en klik op Openen in WhatsApp.
WhatsApp Web of de WhatsApp Desktop app opent direct met het mobiele nummer van de klant en de kant-en-klare tekst. De order toont direct een vinkje 'WhatsApp verzonden' met tijdstip.
Leenfiets meegeven en bij inname afmelden
Doel: Voorkomen dat leenfietsen zoekraken en altijd live zien wie op welke leenfiets rijdt.
- Open de betreffende werkorder.
- Kijk in het blok Leenfiets Beheer.
- Selecteer bij Koppel Leenfiets een beschikbare fiets uit je vloot (bijv. Leenfiets 03 - Batavus Dames).
- Klik op Opslaan & Sleutel Overdragen.
- Komt de klant de gerepareerde fiets ophalen en levert hij de leenfiets in? Klik dan op de knop Leenfiets Ingenomen & Vrijgeven.
De leenfiets wordt direct weer gemarkeerd als 'Beschikbaar' in het leenfietsenoverzicht voor de volgende klant.
Reparatie afronden en gereedmelden
Doel: De fiets markeren als klaar, de klant direct verwittigen en de werkbon klaarmaken voor betaling aan de kassa.
- Zet de status van de werkorder op Klaar voor ophalen via de statusknop of versleep de kaart in het werkplaatsoverzicht.
- Er verschijnt direct een venster: „Wil je de klant een ophaalbericht sturen via WhatsApp?”.
- Klik op Ja, verstuur WhatsApp.
- Wanneer de klant de fiets ophaalt, klik je op Afrekenen aan Kassa; het bedrag wordt automatisch naar het kassascherm gestuurd.
De klant weet direct dat de fiets klaarstaat. Aan de kassa hoeft alleen nog de PIN-knop te worden ingedrukt.