Artikelen, Voorraad & Klanten Importeren
Migreer binnen 15 minuten je complete rijwielzaak naar BykPoint. Importeer barcodes, inkoopprijzen, actuele voorraad en klantgegevens direct vanuit je vorige softwaresysteem of Excel/CSV. Volledig geïsoleerd binnen jouw eigen vestiging en beschermd tegen haperingen.
Voorraad en artikelenbestand importeren
Doel: Al je magazijnartikelen, EAN-barcodes, artikelcodes, inkoop-/verkoopprijzen, btw en actuele voorraad in één keer overzetten naar BykPoint.
Een exportbestand (.csv of .xlsx) van je artikelen uit je vorige kassa- of voorraadsysteem, of een eigen Excel-spreadsheet.
- Navigeer in het linkermenu naar Artikelen & Klanten Importeren (of klik in het tabblad Voorraad rechtsboven op Importeren).
- Zorg dat in Stap 1 de kaart Artikelen & Magazijn is geselecteerd (deze staat standaard actief).
- Sleep jouw bestand in het stippellijn-uploadvak of klik op Kies een bestand en selecteer jouw .csv- of .xlsx-bestand.
- Klik op de groene knop Bestand Analyseren & Naar Stap 2. BykPoint leest het bestand direct in en matched automatisch de kolommen.
- Controleer in Stap 2: Kolomkoppeling of de velden kloppen:
- Barcode / EAN: Koppelen aan de streepjescodekolom.
- Artikelnummer (SKU): Het unieke nummer van de leverancier of je eigen magazijncode.
- Artikelnaam / Omschrijving: De herkenbare omschrijving (bijv. Schwalbe Marathon Plus 28x1.75).
- Verkoopprijs & Inkoopprijs: Prijzen in euro's (Nederlandse notaties zoals € 14,95 en 1.250,- worden automatisch juist berekend).
- Huidige Voorraad: Het aantal dat nu fysiek in de winkel ligt.
- Bekijk het Live Voorbeeld van 5 rijen onderaan het scherm. Zie je groene badges met Groen (Gereed)? Dan is alles klaar voor invoer.
- Klik op Mapping Bevestigen & Naar Stap 3.
- Kies jouw voorkeur bij Deduplicatie & Dubbele Records:
- Bestaande gegevens bijwerken (Aanbevolen): Heeft een artikel al dezelfde barcode of SKU in BykPoint? Dan worden de prijs en voorraad netjes geüpdatet.
- Overslaan & Huidige behouden: Reeds bestaande artikelen worden met rust gelaten.
- Klik op de grote knop Start Definitieve Import.
De voortgangsbalk telt soepel van 0% naar 100%. Direct na afronding staan alle artikelen in je Magazijn, zijn ze geregistreerd in de voorraadlogboeken en zijn ze per seconde 1 scanbaar met de barcodelezer aan de Kassa en in de Werkplaats.
Klantenbestand en fietsgegevens overzetten
Doel: Al je vaste klanten inclusief contactgegevens (telefoon, e-mail) en fietskenmerken (merk, model, framenummer) importeren.
- Ga naar de Import & Migratiewizard.
- Selecteer in Stap 1 de blauwe kaart Klanten & Relaties.
- Upload het klantenexportbestand uit je vorige software.
- Klik op Bestand Analyseren & Naar Stap 2.
- Controleer de kolomkoppelingen:
- Voornaam & Achternaam: Staan voor- en achternaam in 1 kolom in je oude export? Koppel deze dan aan Achternaam; BykPoint splitst bekende voornamen automatisch af.
- E-mail & Telefoonnummer: Essentieel voor het versturen van WhatsApp-statusberichten en onderdelenakkoorden.
- Fietsmerk, Model & Framenummer: Worden direct gekoppeld aan het profiel van de klant.
- Controleer het 5-rijen voorbeeld en klik op Mapping Bevestigen & Naar Stap 3.
- Klik op Start Definitieve Import.
Zodra een vaste klant de werkplaats binnenstapt of online een afspraak boekt, herkent BykPoint direct de naam, het telefoonnummer en de bijbehorende fiets (inclusief framenummer).
Data exporteren uit je bestaande rijwiel- of kassasoftware
Doel: Binnen 2 minuten de juiste exportbestanden uitdraaien uit je huidige softwarepakket.
Artikelen- & Voorraadexport
- Open je huidige kassapakket en navigeer naar Beheer > Artikelen of Voorraadlijst.
- Open het overzicht van alle actieve artikelen en barcode-etiketten.
- Kies in de menubalk of via de rechtermuisknop voor Functies > Exporteren of Exporteer tabel.
- Selecteer als bestandsformaat CSV (Puntkomma of komma gescheiden) of Excel (.xlsx).
- Sla het bestand op een handige plek op (bijv. Bureaublad of Downloads).
Klanten- & Relatiebestand
- Ga in je huidige softwaresysteem naar Relaties > Klanten of Klantenbeheer.
- Kies in de menubalk voor Exporteer relaties of Tabel opslaan als....
- Zorg dat NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en (indien aanwezig) framenummers zijn aangevinkt.
- Sla het bestand op als CSV of Excel werkmap (.xlsx).
- Upload het bestand in Stap 1 onder Klanten & Fietsgegevens.
Statusbadges begrijpen en het foutenlogboek inzien
Doel: Weten wat de kleuren in het live voorbeeld betekenen en hoe je eventuele afgewezen regels eenvoudig oplost.
De regel is 100% compleet en geldig. Dit artikel of deze klant wordt zonder problemen toegevoegd.
Het artikel of e-mailadres staat al in jouw database. BykPoint zal de regel bijwerken of overslaan op basis van je keuze in Stap 3.
Verplichte gegevens ontbreken (bijvoorbeeld geen naam en geen barcode). Deze specifieke regel wordt overgeslagen om datavervuiling te voorkomen.
Zaten er in een bestand van 5.000 regels per ongeluk 3 regels met typefouten of ontbrekende namen? Geen zorgen: de 4.997 goede rijen worden gewoon geïmporteerd! Na afloop verschijnt automatisch de knop Download Foutenlogboek (.CSV). Hierin zie je per afgewezen rij exact het rijnummer en de reden van afkeuring (bijv. 'Rij 482: Artikelnaam ontbreekt'), zodat je dit direct kunt corrigeren.
Veelgestelde Vragen over Migratie
Kunnen mijn artikelen of barcodes botsen met die van een andere fietsenmaker?
Absoluut niet. BykPoint hanteert een strikte multi-tenant beveiligingslaag. Iedere barcode en klant is op databaseniveau dwingend gekoppeld aan jouw eigen winkel-ID. Zelfs als een andere rijwielzaak exact dezelfde barcode importeert, blijven jullie data 100% van elkaar gescheiden.
Wat als mijn bestand heel groot is (bijv. 20.000 artikelen)? Loopt de server dan vast?
Nee. BykPoint gebruikt Chunked AJAX Batch Streaming in pakketjes van 250 regels. De server verwerkt elk pakketje in een fractie van een seconde en geeft direct voortgang door aan jouw scherm. Er treden nooit geheugencrashes of browser-timeouts op.
Wat als niet alle klanten een e-mailadres hebben?
Dat is geen enkel probleem. Klanten zonder e-mailadres worden netjes opgeslagen als NULL in de database. Ze kunnen gewoon worden opgezocht op achternaam, adres of telefoonnummer.